Nếu bạn cũng giống như tôi, gặp khó khăn trong việc áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower – quy tắc bốn góc phần tư, thì đây là những gì bạn không thể bỏ qua.
Có 2 lý do chính khiến tôi gặp khó khăn trong việc áp dụng ma trận này:
- Không phân loại chính xác các công việc vào từng góc phần tư
- Đặt ưu tiên không đúng trọng việc các loại công việc
Để giải quyết 2 vấn đề trên, trước tiên bạn cần hiểu rõ về đặc tính của từng công việc
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower được xác định như thế nào?
Để xác định rõ các công việc nào thuộc góc phần tư nào, chúng ta cần dựa vào 2 cặp yếu tố sau:
- Gấp rút – Không gấp rút
- Quan trọng – Không quan trong
Từ đó tạo nên 4 góc phần tư cụ thế như sau:
Góc phần tư số 1. Việc quan trọng và gấp rút
Những việc, bất kể trong hiện tại hay tương lai đều sẽ tạo ra sức ảnh hưởng và giá trị thì sẽ xếp vào góc phần tư số 1 này.
Ví dụ:
- Xử lý khiếu nại của khách hàng
- Giải quyết khủng hoảng tài chính cá nhân
- Nhiệm vụ sắp đến hạn hoàn thành
- Ôn bài trước kì thi hôm sau
- Chuẩn bị bài thuyết trình
- Hoàn thành bài tập lớn ở trường
- Xử lý email quan trọng của khách hàng
Những công việc bạn càng xử lý sớm càng tốt. Những việc này bạn không nên trì hoãn hay để tồn đọng.
Góc phần tư số 2. Việc quan trọng và không gấp rút
Bao gồm việc có ảnh hưởng đối với tương lai, nhưng hiện tại chưa thể tạo ra giá trị ngay lập tức.
Ví dụ:
- Xây dựng mối quan hệ
- Viết Blog mỗi ngày
- Đọc sách hằng ngày
- Học một kỹ năng mới
- Tập thể dục
Những hoạt động này thường có tác động rất lớn tới mục tiêu lâu dài của bạn. Do vậy, bạn cần lên kế hoạch thực hiện chúng và tránh để trì hoãn bởi nó sẽ làm mục tiêu dài hạn của bạn bị gián đoạn.
Góc phần tư số 3. Việc không quan trọng và gấp rút
Bao gồm những việc có ảnh hưởng ở hiện tại những không tạo ra giá trị trong tương lai.
Ví dụ:
- Nhận cuộc gọi từ người thân, bạn bè
- Giặt đồ
- Nấu cơm
- Rửa chén
- Làm việc nhà
- Nhận hàng shopee
Góc phần từ số 4. Việc không quan trọng và không gấp rút
Gồm những việc vô nghĩa, không tạo ra giá trị cho tương lai hay hiện tại; thậm chí chúng còn khiến bạn bị sự xao nhãng, mất tập trung và tốn thời gian.
Ví dụ:
- Lướt MXH không chủ đích
- “tám” chuyện
- Lướt shopee quá thường xuyên
- Các hoạt động giải trí thái quá
- “khẩu nghiệp” trên internet
Ứng dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower vào thực tế cuộc sống
Hầu hết chúng ta được khuyên rằng, hãy ưu tiên giải quyết các phần việc ở góc phần tư số 1 nhưng ít người biết được rằng, nếu không xử lý tốt các đầu việc ở góc phần tư số 2 thì trong tương lại chúng sẽ dịch chuyển sang góc phần tư số 1. Vì thế mà cuộc sống của bạn sẽ mãi luôn đuổi chạy theo thời gian và luôn gặp áp lực trong việc sắp xếp và cân bằng cuộc sống với công việc.
Chúng ta có thể sử dụng quy tắc bốn góc phần tư để làm thông tỏ mạch suy nghĩ của bản thân, xây dựng trình tự thực hiện các nhiệm vụ để có thể làm việc một cách thong dong.
Góc phần tư số 1 – Việc quan trọng và gấp rút
Những nhiệm vụ có cấp ưu tiên cao nhất và được thực hiện ngay. Song bạn phải cố gắng tránh rơi vào trạng thái “gấp rút” bằng cách hoàn thành nhiều việc thuộc về góc phần tư số 2.
Góc phần tư số 2 – Việc quan trọng những không gấp rút
Cấp ưu tiên không phải là cao nhất, nhưng nên giữ vị trí quan trọng trong thời gian biểu của bạn và được thực hineej trong thời kỳ hiệu suất cao. Nếu có nhiệm vụ phực tập, hãy áp dụng phương pháp “cắt chiếc bánh gato lớn”.
Góc phần tư số 3 – Việc không quan trọng nhưng gấp rút
Chúng cần thời gian để hoàn thành, nhưng cấp ưu tiên thấp hơn nhiệm vụ vừa quan trọng vừa gấp rút. Bạn cần xem xét giữa thực hiện ngay lập tức hay từ chối nhiệm vụ này, chọn việc nào tốn thời gian ít hơn.
Ví dụ: Bạn bè gọi điện tới, nếu thời gian không cho phép bạn có thể từ chối nhận cuộc gọi và gọi lại ở một thời gian khác trong ngày.
Góc phần tư số 4 – Việc vừa không quan trọng vừa không gấp rút
Bạn có thực sự cần làm những việc này không?
Nếu cần, có thể bỏ ra chút thời gian để giải quyết, cố gắng làm ít hoặc không làm để dành thời gian cho những việc quan trọng (số 1 và số 2).
Tổng kết
Quy tắc bốn góc phần từ – ma trận quản lý thời gian Eisenhower có thể giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc trong mọi hoàn cảnh.
Bạn có thể cài đặt hình nền máy tính bằng hình ảnh phân chia màn hình thành 4 góc phần tư. Sau đó sắp xếp to-do list của mình vào các góc phần tư. Lời khuyên dành cho bạn là hãy bỏ trống góc phần tư số 4, bởi chúng nên được hạn chế và loại bỏ trong lịch trình dày đặc của bạn.
Tổng hợp và đúc rút từ cuốn sách: Mỗi ngày dôi thêm một giờ – Lâm Tiểu Bạch
Mua sách: TẠI ĐÂY
Một vài gợi ý khác cho bạn
- Quản lý thời gian – Rốt cuộc thời gian đã đi đâu mất?
- Quản lý thời gian – Xác lập mục tiêu như thế nào?
- Quản lý thời gian – To-do list
CÁC TRANG LIÊN HỆ KHÁC
- Website: Phụ Nữ Tự Do – Blog viết về chủ đề quản lý tài chính cá nhân cho phụ nữ.
- Linkedin: Nguyễn Thị Thu Hương
- Facebook: Hương Nguyễn
- Fanpage: Hương Nguyễn Blog
- Tiktok: Hương Nguyễn TT
