Mỗi ngày dôi thêm một giờ – tác giả Lâm Tiểu Bạch
- Bạn có quá nhiều việc phải làm trong một ngày, dù liên tục tăng ca hay thức khuya vẫn không xử lý hết được?
- Bạn không biết đâu là nhiệm vụ quan trọng cần giải quyết nên hiệu quả làm việc không cao?
- Bạn thường xuyên bị quấy nhiễu, không thể tập trung làm việc nên đến cuối ngày mọi công việc vẫn dở dang?
Vậy thì đây chính là cuốn sách dành cho bạn.
Thời gian luôn công bằng, dù là ai thì trong một ngày cũng chỉ có 24 giờ. Để cuộc sống và công việc được vận hành trơn tru, bạn cần làm chủ được thời gain của mình. Hướng đến mục tiêu ấy, cuốn sách này sẽ chỉ dẫn bạn:
- Vận dụng các phương pháp lên kế hoạch để sắp xếp, phân loại công việc, tập trung giải quyết nhiệm vụ quan trọng.
- Loại bỏ những yếu tố quầy nhiễu quá trình làm việc
- Giao phó nhiệm vụ cho người khác
- Cân bằng giữa công việc và cuộc sống
5 Bài học giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả từ cuốn sách “Mỗi ngày dôi thêm một giờ”
“Thời gian công bằng với tất cả mọi người, nó không thể dự trữ, không thể thay thế, không thể lấy lại, cho nên, thời gian trở thành thứ quý giá nhất trên đời này.” – Trích sách: Mỗi ngày dôi thêm một giờ – Lâm Tiểu Bạch.
Bệnh trì hoàn xuất hiện là do đâu?
Có bao giờ bạn tự hỏi, vì sao bạn lại trì hoãn hay không? Đây là 7 lý do khiến bạn trì hoãn:
1. Cho rằng công việc không gấp rút lắm
Thú thực thì tôi thường xuyên có suy nghĩ này khi nhận một việc nào đó. Tôi có một suy nghĩ khá “độc hại” đó là: Nước đến chân mới nhảy thì sẽ nhảy cao hơn.
Chính từ suy nghĩ ấy mà thói quen trì hoãn trong tôi được hình thành nhanh chóng. Tôi thường tự bào chữa rằng:
- hôm nay không có cảm hứng để làm.
- hôm nay chưa phải thời điểm thích hợp để bắt đầu.
- hôm nay không làm thì vẫn có ngày mai, ngày kia để thực hiện.
- hôm nay hơi mệt, thôi ta tự nuông chiều bản thân hôm nay nghỉ sớm để mai làm.
Có cả trăm lý do hợp lý bào chữa cho sự trì hoãn này khi trong đầu bạn có suy nghĩ: Việc này không gấp lắm. Cứ như vậy, căn bệnh trì hoãn của bạn sẽ ngày càng nghiêm trọng hơn.
Lời khuyên: Hãy xem xét linh trình và kế hoạch hàng tuần. Hãy cân nhắc mức độ gấp rút và quan trọng của các đầu mục công việc và tiến hành thực hiện nhiệm vụ ngay nếu nó nằm trong nhóm việc có tác động đến mục tiêu hoặc tương lai của bạn.
2. Không muốn làm một việc nào đó
Trì hoãn là một cách trốn tránh áp lực, khó khăn hoặc nhiệm vụ nào đó. Một việc có thể khiến bản thân có một áp lực vô hình nào đó, khiến bạn kháng cự không muốn làm.
Ví dụ, tôi không muốn học tiếng Anh, trì hoãn việc học tiếng Anh mặc dù tôi hiểu rất rõ những lợi ích của việc thành thạo một ngôn ngữ thứ 2.
Thế nhưng những thất bại trước đó của tôi với việc học tiếng Anh khiến tôi gặp một áp lực rất lớn; rằng nếu tôi tiếp tục thất bại, điều đó thật đáng xấu hổ. Thay vì có thêm động lực khi có áp lực thì tôi từ bỏ, trì hoàn việc thực hiện nhiệm vụ đó. Tôi sợ tiếp tục thất bại và nghĩ cảm xúc tiêu cực bủa vây lấy tôi.
Lời khuyên: Hãy viết xuống điều bạn sợ hã. Hãy viết xuống những thứ bạn phải đánh đổi nếu như không thực hiện việc cần làm đó. Tự hỏi chính mình rằng: Liệu bạn có chấp nhận cái giá phải trả cho việc không làm điều đó không?
Đọc thêm: Quản lý thời gian – Rốt cuộc thời gian đã đi đâu mất?
3. Không biết nên tiến hành công việc như thế nào?
Tuýp người này thường nghĩ nhiều, làm ít. Một người nghĩ quá nhiều, làm quá ít sẽ dẫn tới nghĩ ngợi lung tung, tự dọa chính mình và sợ hãi. Họ có xu thế hiểu rõ cặn kẽ mọi thứ mới bắt tay vào làm, thế nhưng sự thật thì chẳng ai có thể biết hết mọi thứ cả hoặc để đến lúc biết hết tất cả thì mất quá nhiều thời gian. Chính sự trì hoãn đó khiến họ sợ hãi, mất dần động lực và trùn bước trước hành động.
Họ quên mất rằng, học tập, hiểu biết, kinh nghiệm, bài học đều được đúc rút từ thực tế, từ hành động chứ không phải từ suy nghĩ.
Suy xét quá nhiều chỉ khiến sợ hãi gia tăng, không dám hành động và khó khăn trong việc tiến bộ. Đây là nguồn căn của sự trì hoãn.
Lời khuyên: Nếu có 10 câu hỏi mà bạn nghĩ cần giải quyết trước khi hành động, hãy hành động sau khi 5 câu hỏi được giải quyết, và bạn sẽ từ từ tìm thấy câu trả lời chó 5 câu hỏi còn lại. Đừng nghĩ nữa, việc của bạn là làm.
4. Cảm thấy lo lắng khi nhìn vào To-do list
Nếu bạn có một to-do list dài ngoẵng và toàn là những việc khó khăn, có thể bạn sẽ cảm thật kiệt sức trước khi bắt tay vào thực hiện chúng.
Chính danh sách công việc dài thòng đó khiến bạn cảm thấy lo lắng, áp lực và sợ hãi trước sự bận rộn, vất vả, khó khăn đang chờ bạn ngay sau khi bạn bắt tay vào xử lý.
Thậm chí có những việc bị dồn ứ do việc bạn đã trì hoãn trước đó, và nó càng khiến cho sự trốn tránh của bạn gia tăng. Tệ hơn là bạn bắt đầu mất đi sự tin tưởng vào năng lực của bản thân, thậm chí là tự dằn vặt, trách móc chính mình.
Và tất cả điều đó khiến bạn bị chậm tiến độ, và vòng lặp lại bắt đầu, to-do list mỗi ngày lại dài thêm, chúng không được rút ngắn, bạn tiếp tục gặp áp lực, chậm tiến độ, trách móc bản thân…
Lời khuyên: Xác đinh sự ưu tiên của mọi công việc trong to-do list. Hãy tranh thủ các khoảng thời gian ngắn dôi ra để xử lý bớt các việc lặt vặt như: Trả lời email, gọi điện xác nhận lịch họp với khách hàng, in tài liệu báo cáo…
Đọc thêm: Quản lý thời gian – To-do list
5. Có những việc khác thú vị hơn
Có quá nhiều cám dỗ trong cuộc sống của chúng ta: điện thoại, facebook, tiktok, shopee, tiki, lazada, livestream, các cuộc tụ tập, thú cưng, trung tâm mua sắm, ăn uống, …
Ví dụ, tôi thường lên Youtube để tìm kiếm ý tưởng viết bài, và chỉ nửa tiếng sau tôi thấy mình đang xem một bộ phim cung đầu dài tập nào đó. Hay nhiều lúc, đang ngồi đọc sách tự nhiên có một cuộc gọi từ cô bạn thân, và sau đó sách 1 góc, người 1 góc, không còn ở bên nhau.
Nguyên nhân gốc rễ của việc bạn sa ngã vào những thú vui bất chợt xuất hiện là do bạn không để tâm, thậm chí là không rõ về mức độ ưu tiên của từng hoạt động.
Lời khuyên: Tìm cách ngăn các tác nhân khiến bạn bị xao nhãng khi làm việc. Ví dụ như: để điện thoại về chế độ im lăng, tắt thông báo những MXH, ứng dụng không phục vụ cho công việc, học cách nói KHÔNG,… Ngoài ra, bạn cần xác định rõ: viết hoặc nói thành tiếng mục đích hoặc mục tiêu bạn muốn khi làm công việc nào đó.
6. Sợ thất bại
Một trong những nguyên nhân lớn khiến nhiều người mắc chứng trì hoãn là sợ thất bại, theo đuổi chủ nghĩa hoàn hảo.
Họ luôn kỳ vọng làm tốt mọi việc chỉ trong một lần. Họ đặc biết quan tâm suy nghĩ, ánh mắt của người khác, do vậy họ rất sợ bị thất bại. Họ nghiên cứu rất nhiều, học tập rất nhiều, nhưng họ lại chần chừ không hành động. Họ luôn lo lắng, nếu họ hoàn thành không tốt công việc ngày, người khác sẽ đánh giá họ yếu kém, không có năng lực hoặc không thích họ nữa.
Họ sợ nếu thực hiện bước đầu không tốt sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển sau này, kết quả là họ lại 5 lần 7 lượt trì hoãn. Và càng trì hoãn thì càng “nghiện”, mất động lực hành động cuối cùng, tệ hơn cả là từ bỏ.
Lời khuyên: Hãy đặt mục tiêu nhỏ, hoàn thành chúng và tiếp túc đặt sang mục tiêu mới. Thực hiện từng bước nhỏ, âm thâm cũng được, công khai cũng được nhưng luôn nhìn mọi kết quả dưới con mắt khách quan. Thứ bạn đã làm được và chưa làm được. Hãy ở gần những người tin tưởng năng lực của bạn, tạo động lực và thường xuyên động viên bạn.
7. Thiếu sự khẩn trương
Có một dạng người bị ảo tưởng năng lực của bản thân. Họ thường đánh giá không đúng thời gian và công sức cần bỏ ra để hoàn thành công việc. Cho nên họ trì hoàn việc bắt tay vào thực hiện. Đợi đến khi deadline gần kề họ mới phát hiện ra bản thân chưa hoàn thành xong nhiệm vụ.
Chính sự trì hoãn này kéo theo hàng loạt những hệ quả như: Kéo dài to-do list, mất dần niềm tin vào năng lực bản thân, mất kiên nhẫn, gặp sai sót trong khi vội vã, kết quả công việc không như mong đợi,…
Lời khuyên: Luôn nghĩ rằng: “Ngay mai luôn là ngày bận rộn nhất của một tuần, vì vậy đừng dồn công việc tới ngày mai.”
Phân loại – sắp xếp công việc đạt hiệu quả cao
- Tìm ra “thời kỳ hiệu suất cao”: bạn làm việc hiệu quả và tập trung nhất là thời điểm nào trong ngày? trong tuần? hoặc trong tháng? Đó có thể là lúc đêm khuya, đó có thể là trước thời gian vào ca làm việc 1 tiếng, đó có thể là sau kì nguyệt san vài ngày (trường hợp của tôi), hoặc có thể là ngày thứ 6 mỗi tuần.
- Tận dùng “thời kỳ hiệu suất cao”: Luôn tận dụng khoảng thời gian vàng này cho các công việc quan trọng, yêu cầu cao về sự tập trung và kết quả.
- Học cách cắt “chiếc bánh gato lớn”: Chia nhỏ mục tiêu dài hạn thành ngắn hạn. Chia nhỏ hạng mục công việc thành các đầu mục nhỏ lẻ.
- Áp dụng quy tắc bốn góc phần tư – Ma trận quản lý thời gian Eisenhower: phân loại và đặt ưu tiên cho từng loại công việc theo 2 cặp tiêu chí: gấp rút – không gấp rút, quan trọng – không quan trọng.
- Những việc cần ưu tiên xử lý: Ưu tiên xử lý những VIỆC QUAN TRỌNG NHẤT và VIỆC KHÓ KHĂN NHẤT trước.
- Luôn sẵn sàng điều chỉnh mục tiêu: Những mục tiêu không phù hợp có thể khiến bạn áp lực, nản lòng và bỏ cuộc. Cần điều chỉnh mục tiêu cho phù hợp nguồn lực sẵn có của bạn.
Đọc thêm: Ma trận quản lý thời gian Eisenhower
Loại bỏ những yếu tố quấy nhiễu quá trình làm việc như thế nào?
- Tận dụng thời gian lẻ tẻ để giải quyết công việc
- Giữ phòng làm việc ngăn nắp
- Phân loại, đơn giản hóa, quy cách hóa công việc.
- Đừng để bị Internet quấy nhiễu
- Đừng lãng phí thời gian cho việc băn khoăn, lưỡng lự
Học cách giao phó nhiệm vụ hiệu quả
Giao phó khác với phó mặc. Bạn không thể giao việc cho người khác sau đó ngồi chờ đợi kết quả cuối cùng. Bởi nó ấn chứa rất nhiều rủi ro ảnh hưởng tới chất lượng của nhiệm vụ. Do vậy, khi giao phó nhiệm vụ cho người khác, bạn cần lưu ý:
- Xác định thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc của nhiệm vụ
- Dùng danh sách công việc để theo dõi quá trình thực hiện nhiệm vụ
- Đánh giá tiến trình thực hiện nhiệm vụ
- Cho người được giao phó quyến lực thiết yếu
Làm sao để cân bằng giữa công việc và cuộc sống
- Giải phóng bản thân khỏi bận rộn
- Học cách từ chối khi cần thiết
- Nghỉ ngơi khi thấy chán nản, mệt mỏi với công việc
- Tinh lực dồi dào là nền tảng để nắm bắt thời gian
- Quản lý tốt cảm xúc sẽ giúp ích cho việc quản lý thời gian
Đọc thêm: Quản lý thời gian – Xác lập mục tiêu như thế nào?
Đánh giá sách Mỗi ngày dôi thêm một giờ
“Thời gian là tài sản hữu hạn của bạn, hãy trân trọng và tận dung từng phút giây quý giá. Hãy trở thành chuyên gia quản lý thời gian. Có như vậy bạn mới thong dong, tự tại, có được cuộc đời cân bằng và tạo giá trị cho cuộc sống.” – Trích sách: Mỗi ngày dôi thêm một giờ – tác giả Lâm Tiểu Bạch.
Mình là một người quản lý thời gian rất kém và mình tìm thấy giải pháp cho bản thân về quản lý thời gian trong cuốn sách này. Cuốn sách nãy sẽ chia sẻ cho bạn những tuyệt chiêu quản lý thời gian hiệu quả để cân băng cuộc sống cũng như công việc. Cuốn này cực kỳ dễ đọc và có tính ứng dụng rất cao.
Mình rất recommend cho những bạn nào đang gặp khó khăn trong việc sắp xếp và quản lý thời gian, đặc biệt là các bạn sinh viên hoặc các bạn làm công việc tự do như mình.
Điểm đánh giá: 7,5/10 – Sẽ đọc lại.
Cảm ơn tác giả Lâm Tiểu Bạch với những chia sẻ thú vị và có tính ứng dụng thực tiễn cao.
Cảm ơn dịch giả Đỗ Thu Thủy và NXB Công Thương, Hapi Books, Bách Việt đã đồng hành và đưa cuốn sách giá trị này tới độc giả Việt Nam
Mua sách: TẠI ĐÂY
Một vài gợi ý khác cho bạn
Bạn chắc chắn sẽ muốn đọc các cuốn sách tuyệt vời khác. Mời bạn đến với chuyên mục: Review sách nhé!
Các đầu sách khác liên quan:
- Review sách: Chúng ta học thế nào
- Review sách: Thói quen nguyên tử
- Review sách: Marketing phải bán được hàng
CÁC TRANG LIÊN HỆ KHÁC
- Website: Phụ Nữ Tự Do – Blog viết về chủ đề quản lý tài chính cá nhân cho phụ nữ.
- Linkedin: Nguyễn Thị Thu Hương
- Facebook: Hương Nguyễn
- Fanpage: Hương Nguyễn Blog
- Tiktok: Hương Nguyễn TT
[…] Đọc bài review chi tiết: TẠI ĐÂY […]